По каждому дефекту должны быть указаны местонахождение, характер, размеры, когда и кем впервые обнаружен, поведение под поездами и во времени. Местоположение дефектного элемента должно быть строго определённо в записях с указанием (от общего к частному): номера пролёта, фермы (верховой или низовой), номера панели и т. д.
Все без исключения дефекты и расстройства должны быть взяты на строгий учёт:
а) зафиксированы в деле искусственного сооружения;
б) выделены в записях среди других материалов (красным цветом, рамкой или чертой на полях страницы);
в) постоянно быть в поле зрения мостовых обходчиков, сторожей, бригадиров и мастеров.
Устранённые дефекты и расстройства в записях на полях или в специальной графе отмечаются пометкой «устранено» с указанием даты устранения.
За всеми дефектами и расстройствами впредь до их устранения должны быть установлены наблюдения. Целью наблюдений являются:
1) предотвратить разрушение под поездами на время до устранения дефекта или расстройства;
2) выявить развитие и поведение дефектов и расстройств под поездами и во времени для установления причин и степени угрозы.
В первом случае устанавливается непрерывное наблюдение в виде круглосуточного дежурства; во втором случае, при изучении дефектов и расстройств, наблюдения ведутся периодически при осмотрах и по нескольку раз между осмотрами, или также непрерывно, в зависимости от вида и значимости дефектов и расстройств, поведения и условий для развития их.
Так, в частности, за трещинами от усушки сырой древесины, не снижающими сопротивление элемента действующим в нём усилиям, достаточно наблюдать при очередных осмотрах; за теми же трещинами, но расположенными в растянутых стыках, врубках, ослабляющих сопротивление элемента, например, по скалыванию, растяжению, требуется непрерывное наблюдение.
Дефекты и расстройства, изменяющиеся под поездами и развивающиеся, а также и все другие, угрожающие безопасности движения и сохранности самого сооружения, также требуют непрерывного наблюдения. За неизменяющимися или прекратившими своё развитие дефектами и расстройствами, когда их влияние не вызывает перенапряжений, допустимо периодическое наблюдение,
За сезонными дефектами (например, гниением, подмывом опор), т. е. развивающимися лишь при определённых условиях (атмосферных, гидрологических), наблюдения проводятся в основном в периоды, благоприятные для развития этих дефектов. Однако за такими дефектами необходимы наблюдения, проводимые время от времени и помимо указанных сроков. Так, не исключена возможность подмыва опор (пусть незначительного) и в меженнем стеснённом и неотрегулированном русле при увеличенной скорости течения, по сравнению с неразмывающей скоростью для данного рода грунта в основании опор. Своевременно выявленная и устранённая тенденция к подмыву при меженнем горизонте позволит предотвратить аварийные последствия в паводок. Другой пример: гниение древесины хотя происходит в тёплое время, но за ослабленным гнилью рабочим элементом следует наблюдать и в остальное время года, памятуя о том, что ослабление является источником расстройств, наиболее напряжённым местом, где вероятнее всего разрушение (образование трещин, разрывов). Развитие атмосферных трещин происходит не только летом при усыхании древесины, но и зимой вследствие замерзания воды в трещинах.
Наблюдения проводятся мостовыми обходчиками и бригадирами или специально выделенными техниками по указаниям мостового мастера. В особых случаях программа наблюдений согласовывается или разрабатывается службой пути. Разработка и согласование программы наблюдений впредь до окончания этой работы не освобождают мостового мастера от выдачи личных указаний по наблюдениям и мероприятиям в случаях, не терпящих отлагательств.
Результаты всех наблюдений оформляются письменно и вносятся в дело искусственного сооружения. Все измерения при наблюдениях и записи по ним должны производиться с расчётом возможности сравнения между собой результатов одних и тех же наблюдений, выполненных в разное время.