На каждое восстановленное сооружение должно быть заведено дело искусственного сооружения.
В дело включаются:
1) технический паспорт (карточка искусственного сооружения) и чертежи;
2) акт приёмки сооружения в эксплуатацию;
3) данные о поведении сооружения под поездами и указания по наблюдению за ним;
4) при наличии недоделок, дефектов, расстройств и необходимых исправлений — соответствующие ведомости, перечень мероприятий с указанием сроков и отметкой о фактическом их выполнении;
5) результаты всех обследований и осмотров (в том числе и постоянного надзора в случае обнаружения ненормальностей в состоянии сооружения), а также специальных наблюдений;
6) изменения в условиях эксплуатации (в виде копий приказов и заключений обследований);
7) сведения о проведении ремонта, усиления и переустройства.
Записи заносятся в «Книгу искусственного сооружения», документы включаются в «Дело» в виде приложения к «Книге».
В деле искусственного сооружения должны своевременно записываться все происходящие изменения в конструкции, образование и развитие дефектов и расстройств, а также отмечаться осуществляемые мероприятия.
Запись о дефектах и расстройствах должна включать:
а) дату и время образования дефектов и расстройств;
б) точное месторасположение дефектов, наименование повреждённого элемента или сопряжения;
в) подробное описание деформаций с указанием их размеров и приложением эскизов;
г) причину образования дефектов и расстройств;
д) скорость, направление движения и вес поезда (количество и серия паровозов, тип подвижного состава), после прохода которого обнаружен дефект;
е) когда и что именно предпринято для обеспечения безопасности движения и по устранению расстройств;
ж) результаты наблюдений.
Ведение дела искусственного сооружения в образцовом порядке по всем указанным пунктам, а также хранение документации по мостам в дистанции пути лежат на обязанности мостового мастера, отвечающего непосредственно за данные сооружения.
Каждая запись, заносимая в дело, должна быть подписана лицом, сделавшим её, с указанием даты.
Записи в деле сооружения о дефектах и расстройствах, угрожающих безопасности движения, должны быть просмотрены и подписаны начальником дистанции пути. Последний наравне с мостовым мастером несёт ответственность за принятие мер по этим дефектам и расстройствам. Дела искусственных сооружений проверяются начальником дистанции пути также каждый раз при периодическом осмотре данных сооружений с отметкой обнаруженных недочётов в ведении записей.
Все изменения в состоянии и геометрических размерах конструкции отмечаются в паспорте (карточке) сооружения. При возможности в нести изменения в существующий паспорт без нарушения его ясности исправления делаются на нём (без помарок и подчисток) и с пометкой даты исправления; в противном случае паспорт пересоставляется заново с сохранением прежнего паспорта и отметкой на последнем об его аннулировании.
Дело искусственного сооружения при аккуратном его заполнении облегчает уход за сооружением и служит документом для оценки состояния и содержания сооружений, а также для обобщения опыта эксплуатации.
Фактический материал, накапливаемый в «Деле», в меру его полноты, используется для справок о грузоподъёмности сооружения, в частности при определении наиболее напряжённых его элементов; о первоначальных размерах и состоянии конструкции, при выяснении различного рода деформаций, повреждений и пр., что облегчает правильное понимание и оценку происходящих изменений и позволяет принять надлежащие меры. Периодический просмотр «Дела» напоминает о проведении необходимых мероприятий.
Изучение и обобщение опыта эксплуатации являются необходимым условием для оценки эксплуатационных качеств применённых конструкций и для создания новых, улучшенных конструкций.