Этапы создания архива на предприятии

На каждом предприятии должен быть архив. Это аксиома, которую должен раз и навсегда запомнить каждый руководитель, независимо от того, какой по размеру компанией он управляет.

Но люди, которые впервые сталкиваются с необходимостью создания архива, не понимают, как именно это делать и из каких стадий складывается этот процесс.

Сегодня мы расскажем про основные этапы создания архива на предприятии, про то, на что обратить внимание на каждом из них. Помните, что вы всегда можете обратиться к профессионалам за помощью.

Когда начинать?

В идеале создавать архив нужно с первых же дней работы компании. Но в реальности такое случается нечасто. Обычно предприятие уже работает некоторое время, и только потом становится ясно, что остро нужен архив. К этому моменту завал бумаг обычно уже достаточно большой, а разобраться в них не может практически никто.

Поэтому ответить на вопрос, вынесенный в заголовок, можно так: «Чем раньше, тем лучше!»

Инвентаризация документов

Любая подготовка документов к архивному хранению начинается с того, чтобы выбрать то, что нужно хранить. Эта стадия называется инвентаризацией.

На данном этапе проводится практическая и научная экспертиза документов, выясняется, нужно ли отправлять документы в хранилище по закону или нужно избавиться от них.

Все, что не нужно хранить, стоит сразу же отправить на профессиональное уничтожение. Кроме того, в процессе отбора обычно выясняется, что некоторые документы утрачены или испорчены, а значит, нужно незамедлительно восстановить их.

Параллельно определяется срок хранения каждого документа.

Систематизация бумаг

Следующий шаг — систематизация и группировка. На этом этапе все листы определенным образом сортируются: обычно по типу и сроку хранения. Важно, чтобы систематизация проходила в соответствие с требованиями архивного законодательства и была логичной, понятной и четкой. Иначе потом сориентироваться в архиве будет непросто.

Создание каталога

Очень важно, чтобы параллельно с созданием архива проходило и создание его каталога. Каталог — это документ, который помогает понять, где и что именно хранится, в любой момент найти нужный файл и продолжать определять вновь поступающие листы в соответствующее им место.

Вместе с каталогом можно создавать и электронный архив, который в дальнейшем поможет продлить срок службы бумажных носителей.

Физическое создание архива

Завершающий этап — формирование дел и папок, раскладывание их в коробки, размещение коробок на стеллажах.