Как провести крупное мероприятие на улице?

Крупные мероприятия на улице проводят не только в День города и аналогичные праздники. Концертно-развлекательные мероприятия фирма может устроить в целях собственной рекламы (например, детский праздник включает в себя рекламу детской одежды). Продюсерские фирмы и отдельные исполнители часто договариваются с коллегами и устраивают совместную активность на открытом воздухе (например, бесплатный джазовый вечер или концерт).

Летом могут проводить показы на открытом воздухе дизайнеры одежды; зима, весна и лето - подходящее время для демонстрации верхней одежды и тёплой обуви.

Можно разделить эти мероприятия на:

• концертно-развлекательные события;

• промомероприятия.

Для любого из этих мероприятий понадобится аренда сцены. Даже если основное мероприятие проходит прямо в толпе (например, конкурсы или ярмарка), то всё равно выступающие должны привлекать внимания со сцены. Также понадобятся творческие паузы: пение, декламация, номера с мимами и др.

Шаг 1. Определитесь с местом проведения

Площадь

Городская площадь многолюдна (не надо беспокоиться, что никто не придёт). Там много места. Но во многих случаях приходится перекрывать близлежащие автомобильные дороги. А это означает, что мероприятие будет сложнее согласовать с властями.

Рекомендация: если решитесь на такое мероприятие - пригласите 1-2 известные персоны или известные в городе коллективы (особенно детские). Для администрации это обычно является неким “оправданием”. Если нет таких знаменитостей и вы не являетесь любимцем администрации, то лучше рассмотреть другие площадки.

Место около реки, озера или даже моря

Территория возле водоёма привлекает людей. Там много места и красивые виды. Но придётся добираться довольно далеко. То есть уже не приходится рассчитывать на то, что люди придут сами по себе. Надо заранее позаботиться о том, чтоб на мероприятие записалось достаточное количество людей. Хотя вынужденная избранность посетителей может относиться не только к минусам, но и к плюсам.

Рекомендация: подчеркните необходимость предварительной записи и мотивируйте людей прийти в назначенный день (например, организуйте вручение призов или совместные фотографии с интересными для посетителей людьми).

Стадион

Стадион идеального подходит для интересного шоу. За трибунами может поместиться сколько угодно техники для различных эффектов. К минусам можно отнести непредсказуемость погоды. Так что если речь не идёт о суровом рок-концерте - продумайте: что будете делать в случае сильного дождя или ветра.

Рекомендация: будьте готовы к тому, что погода подготовит для вас брутальный сценарий. Также продумайте систему безопасности на входе.

Шаг 2. Взвесьте плюсы и минусы мероприятий на открытом воздухе

Основные плюсы такие:

• точно нет проблем с вентиляцией;

• намного дешевле обходятся большие пространства;

• можно обойтись минимум декораций: природные и городские ландшафты делают своё дело

• вы не привязаны к определённым исполнителям услуг (подрядчикам); залы часто навязывают свои услуги.

Есть и минусы:

• сюрпризы с погодой;

• полная стоимость почти наверняка окажется больше, чем казалось; помните об уборке после мероприятия, запасных дизель-генераторах (если не хватит электрических мощностей); технике безопасности;

• дополнительная забота о людях: биотуалеты; еда и напитки; навигационные таблички; сотрудники безопасности; иногда доставка до места и обратно.

Шаг 3. Подготовьте всю необходимую технику

Подготовьте всю необходимую технику: сценический комплекс (стационарный или сборный); световое и звуковое оборудование, которое подходит для больших открытых пространств.

Начните с выбора подходящего сценического комплекса для вашего мероприятия. Они отличаются по размерам. Уже после этого в зависимости от сезона проведения и формата мероприятия можно выбрать всё остальное. Если вам сложно выбрать оптимальный набор - обратитесь в ту фирму, где будете арендовать сцену. У профессионалов всегда есть и готовые, и индивидуальные решения под все виды мероприятий.

Шаг 4. Учтите все детали

Согласуйте проведение с администрацией, МЧС, МВД как можно раньше.

Продумайте количество гостей: чтобы площадка не была слишком пустой или наоборот.

Если до места проведения надо добираться - организуйте проезд туда и обратно. Или предоставьте подробные указания на этот счёт.

Продумайте укрытие от непогоды на всякий случай.